PROYEK, MANAJEMEN PROYEK, SIKLUS HIDUP PROYEK Materi Mata kuliah Manajemen Proyek

1. Proyek 

A. Pengertian Proyek 

• Menurut Kathy Schwalbe, Proyek adalah usaha sementara yang dilakukan untuk menghasilkan suatu produk, layanan atau hasil yang unik. 

• Menurut Iman Soeharto, Kegiatan proyek dapat diartikan sebagai suatu kegiatan sementara yang berlangsung dalam jangka waktu terbatas, dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk melaksanakan tugas yang sasarannya telah digariskan. 

Proyek IT melibatkan penggunaan hardware, software, dan/atau jaringan untuk menciptakan produk, layanan atau hasil. Contoh proyek IT: 

• Pengadaan hardware (komputer) pada sebuah perusahaan/lembaga/instansi 
• Pembuatan jaringan LAN pada sebuah kantor 
• Menyediakan infrastruktur teknologi nirkabel untuk meningkatkan pelayanan akademis pada sebuah kampus 
• Mengembangkan sistem baru untuk meningkatkan penjualan pada sebuah perusahaan

B. Atribut Proyek 

1. Memiliki tujuan yang khusus, produk akhir atau hasil kerja akhir. 
2. Bersifat sementara. Sebuah proyek memiliki jadwal awal dan akhir yang pasti. 
3. Proyek bukan pekerjaan rutin. 
4. Membutuhkan sumber daya, termasuk orang, hardware, software, dan aset lainnya. Sumber daya proyek terbatas dan harus digunakan secara efektif untuk memenuhi proyek dan tujuan perusahaan lainnya. 
5. Sebuah proyek dikembangkan secara bertahap. 
6. Proyek harus memiliki pelanggan utama atau sponsor. 
7. Proyek mempunyai ketidakpastian. Karena proyek adalah unik, kadang-kadang sulit untuk menentukan tujuan dengan jelas, memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan, atau menentukan berapa banyak biaya. 

C. Tiga Kendala (The Triple Constraint) 

Tiga kendala merupakan parameter penting dalam penyelenggaraan proyek yang sering diasosiasikan sebagai sasaran proyek. 

1. Cakupan (Scope) 

• Pekerjaan apa yang harus dilakukan sebagai bagian dari proyek? 
• Produk, layanan atau hasil apa yang unik? 
• Apa yang diharapkan pelanggan atau sponsor dari proyek? 
• Bagaimana ruang lingkup diverifikasi? 

2. Waktu (Time) 

• Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek? 
• Bagaimana jadwal proyek? 
• Bagaimana tim akan melacak kinerja dari jadwal yang sebenarnya? 
• Siapa yang bisa menyetujui perubahan jadwal? 

3. Biaya (Cost) 

• Apa yang harus dibiayai untuk menyelesaikan proyek?
• Berapa anggaran proyek? 
• Bagaimana biaya dilacak? 
• Siapa yang dapat mengotorisasi perubahan anggaran?

2. Manajemen Proyek 

A. Pengertian Manajemen Proyek 

• Menurut Kathy Schwalbe, Manajemen Proyek adalah penerapan pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik pada kegiatan proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek. 

• Menurut Iman Soeharto, Manajemen proyek adalah merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. 

• Menurut Pressman, Manajemen Proyek meliputi perencanaan pemantauan dan pengontrolan manusia, proses dan peristiwa yang terjadi selama perangkat lunak dikembangkan mulai dari konsep awal sampai pengoperasian secara penuh.

Penjelasan gambar di atas: 

• Stakeholder mempunyai proyek 
• Proyek didelegasikan ke Manajer Proyek 
• Manajer Proyek mengelola proyek tersebut 
• Pengelolaan proyek meliputi: scope management, time management, cost management, quality management, human resource management, communications management, risk management, and procurement management 
• Penerapan tools, teknik dan metode yang diterapkan pada pengelolaan proyek di atas untuk memperoleh hasil yang diinginkan 

B. Fokus Manajemen Proyek 

MPPL yang efektif berfokus pada 4P: 

1. People (Manusia) Elemen terpenting dalam keberhasilan suatu proyek yang harus dikelola untuk melakukan kerja secara efektif. 
2. Product (Produk) Perangkat lunak yang dihasilkan. 
3. Process (Proses) Sekelompok aktivitas kerangka kerja dalam pengembangan IT. 
4. Project (Proyek) Seluruh proses yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk. 

1. People 

    a. Stakeholder 

    Secara umum, peran dari para stakeholder adalah sebagai berikut: 

• Membuat keputusan 
• Manajemen langsung 
• Pendukung keuangan 
• Tanggung jawab sosial perusahaan

    b. Pemimpin Tim 

    Seorang pemimpin tim diharuskan mempunyai ketrampilan memimpin yang cukup diantaranya: 

• mampu memotivasi 
• mampu berorganisasi 
• mampu mendorong keluarnya ide-ide baru 
• mampu menganalisa masalah teknis atau manajemen mencari penyelesaian masalah (problem solving) 
• mampu menjadi manajer 
• mampu menghargai kerja 
• mampu mengenali 

    c. Tim IT 

    Faktor yang harus dipertimbangkan pada saat merencanakan struktur tim IT: 

• Kesulitan masalah yang harus dipecahkan 
• Ukuran program yang dihasilkan 
• Waktu dimana tim akan mengerjakan bersama-sama 
• Masalah yang dapat dimodularisasi 
• Kualitas dan keandalan sistem yang akan dibangun 
• Kepastian tanggal pengiriman 
• Komunikasi dalam tim 

2. Product 

    a. Cakupan PL 

• Konteks 
• Sasaran informasi 
• Fungsi dan kinerja 

    b. Dekomposisi masalah 

    Dekomposisi dilakukan pada: 

• Fungsionalitas dan isi (informasi) 
• Proses yang akan digunakan 

3. Process Tim 

proyek harus dapat memutuskan model proses yang sesuai untuk: 

• Pelanggan dan orang yang akan melakukan pekerjaan itu 
• Karakteristik produk 
• Lingkungan proyek 

4. Project Memerlukan koordinasi/perpaduan: 

• SDM 
• Teknik 
• Perlengkapan dan peralatan 
• Administratif 
• Keuangan 

C. Bidang Pengetahuan Manajemen Proyek 

Bidang pengetahuan manajemen proyek menggambarkan bidang kompetensi yang harus dikembangkan oleh manajer proyek, yang meliputi: 

1. Empat bidang pengetahuan inti dari manajemen proyek yang menyebabkan tujuan proyek tercapai: 

• Manajemen Cakupan (Scope Management) 
• Manajemen Waktu (Time Management) 
• Manajemen Biaya (Cost Management) 
• Manajemen Kualitas (Quality Management)  

2 Empat bidang pengetahuan yang memfasilitasi pencapaian tujuan proyek: 

• Manajemen SDM (Human Resource Management) 
• Manajemen Komunikasi (Communication Management) 
• Manajemen Resiko (Risk Management) 
• Manajemen Pengadaan (Procurement Management) 

3. Satu Bidang pengetahuan yaitu manajemen integrasi (Integration Management). 

3. Siklus Hidup Proyek 

Siklus hidup proyek merupakan suatu metode yang digunakan untuk menggambarkan bagaimana sebuah proyek direncanakan, dikontrol, dan diawasi sejak proyek disepakati untuk dikerjakan hingga tujuan akhir proyek tercapai. Tahap kegiatan dalam siklus hidup proyek: 

1. Tahap Inisiasi. Merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Pada tahap ini, permasalahan yang ingin diselesaikan akan diidentifikasi, dan beberapa pilihan solusi untuk menyelesaikan permasalahan juga didefinisikan. 

2. Tahap Perencanaan. Pada tahap ini, dokumen perencanaan akan disusun secara terperinci sebagai panduan bagi tim proyek selama kegiatan proyek berlangsung. Aktivitas yang akan dilakukan pada tahap ini adalah membuat dokumentasi project plan, resource plan, financial plan, risk plan, acceptance plan, communication plan, procurement plan, contract supplier dan perform phase review. 

3. Tahap Eksekusi (Pelaksanaan proyek). Pada tahap ini, deliverables atau tujuan proyek secara fisik akan dibangun. Seluruh aktivitas yang terdapat dalam dokumentasi project plan akan dieksekusi. Sementara kegiatan pengembangan berlangsung, beberapa proses manajemen perlu dilakukan guna memantau dan mengontrol penyelesaian deliverables sebagai hasil akhir proyek.  

4. Tahap Pengontrolan. Tahap ini dilakukan pengontrolan terhadap kegiatan proyek, apakah sudah sesuai dengan estimasi dan rencana awal yang telah ditentukan, dan adanya masukan apakah rencana proyek perlu diperbarui atau tidak. 

5. Tahap Penutupan. Tahap ini merupakan akhir dari aktivitas proyek, hasil akhir proyek (deliverables project) beserta dokumentasinya diserahkan kepada pelanggan, hubungan dengan supplier diakhiri, tim proyek dibubarkan dan memberikan laporan kepada semua stakeholder yang menyatakan bahwa kegiatan proyek telah selesai dilaksanakan.