Tugas dan Tanggung Jawab Resepsionis

 Tugas dan tanggung jawab resepsionis

 

  Mempersiapkan mail yang keluar untuk dikirim via FedEx dan UPS dll.

  Tempat perintah untuk kebutuhan kantor

  Membantu dengan kantor umum persediaan kualifikasi

  Menunjukkan kemahiran dengan Excel Outlook dan PowerPoint

  Resepsionis pekerjaan akan menjadi yang pertama titik kontak untuk pengunjung di kantor

  Penerusan panggilan untuk orang yang relevan

  Penyortiran dan mendistribusikan posting dan file lainnya

  Menyambut para pengunjung dengan cara yang ramah dan profesional

  Menangani pertanyaan dari publik dan klien

  Resepsionis harus memastikan pengetahuan pergerakan staf dan keluar dari kantor

  Dukungan umum Administrasi dan staf kantor

  Pekerjaan ini memerlukan menerima dan menyortir mail dan pengiriman

  Rapi dan mempertahankan area resepsionis

  Koordinat dan buku perjalanan bagi karyawan

  mempertahankan area resepsionis terus kantor dan mengajukan tempat penyimpanan terorganisir dan bersih mempertahankan pengetahuan saham lokasi pemasaran bahan dll

  Menyambut Anda di meja resepsionis dan mengarahkan mereka tepat

  Mengkoordinasikan penggunaan ruang pelatihan Ruang Rapat

  Mengkoordinasikan dan mengatur jadwal

  Mengatur pengiriman paket pos dan kurir keluar

  Order dan menjaga stok kebutuhan kantor

  Laporkan masalah pemeliharaan kepada manajer baris

  Kandidat harus dapat multi-tugas dan memiliki keterampilan komunikasi yang kuat

  Melakukan tugas-tugas dukungan administratif seperti memesan persediaan untuk kelontong stationery perlengkapan kantor jenis dokumen dll seperti yang diperintahkan oleh Manajer

  Mengumpulkan mendistribusikan atau Siapkan pesan atau kurir pengiriman

  Menyimpan catatan saat ini staf anggota keberadaan dan ketersediaan

  Berkoordinasi dengan para manajer masing-masing dan mengatur untuk mengirim barang dagangan atau bahan ke lokasi masing-masing

  Menerima dokumen yang dibawa oleh driver dari toko kordinat pengiriman pickup membuat catatan dari mereka dan mendistribusikan mereka sebagai necessaryReceive pos mengurutkan mereka dan mendistribusikan ke H

  Melacak panggilan yang penting dan Surat

  Ulasan kode masuk dan update data dalam manual dan atau untuk mempertahankan catatan saat ini dan memulai tindakan perbaikan yang diperlukan untuk memastikan ketepatan dan kelengkapan

  Jadwal janji untuk staf dan mengkoordinasikan kalender komitmen untuk ruang pertemuan

  Mempertahankan monitor dan memberikan kontribusi untuk modifikasi pengajuan sistem dan prosedur pengendalian dokumen

  Tabulates dan mempersiapkan tabel data numerik dan laporan dari informasi yang ditemukan dalam sumber-sumber lain

  Menerima dan mendistribusikan rute faktur tagihan requisitions pembayaran permintaan formulir pesanan aplikasi klaim dan tawaran untuk pengolahan

  Proofreads dokumen untuk akurasi kelengkapan dan kepatuhan terhadap persyaratan prosedural

  Menerima dan mencatat penerimaan uang tunai dan cek dan masalah

  Cukup pengetahuan tentang prosedur praktek perkantoran modern dan peralatan

  Cukup pengetahuan tentang ejaan bahasa Inggris bisnis dan aritmatika

  Cukup pengetahuan tentang prosedur peraturan peraturan Departemen dan fungsi

  Kemampuan untuk membangun dan memelihara hubungan kerja yang efektif dengan karyawan lain dan masyarakat

  Kemampuan untuk memproses kantor formulir klaim tagihan permintaan dan aplikasi

  Kemampuan untuk mempersiapkan laporan dan pemberitahuan komputasi berlaku biaya berdasarkan catatan dan peraturan

  Kemampuan untuk memenuhi tenggat waktu sensitif waktu dan menangani rahasia records

  Pengajuan Fotokopi pemindaian

 

Tugas dan tanggung jawab staff administrasi

Tanggung Jawab :

Kelancaran dan keakuratan data penjualan dan data tagihan

Tugas-tugas berkaitan dengan :  
Data Penjualan 

1.    Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang sudah masuk dan yang belum agar memudahkan untuk menindaklanjuti kekurangannya.

2.    Menginput data penjualan setiap hari dengan teliti benar dan tepat.

3.    Melakukan penagihan dan menindak lanjuti pengiriman data penjualan harian.

4.    Segera melaporkan masalah abnormal (misalnya gangguan teknis penginputan /komputer, keterlambatan data ) kepada Supervisor Adm.untuk ditindaklanjuti

Cek Hasil Input 

1. Memeriksa ulang setiap data yang sudah di input agar tidak  terjadi kesalahan

2. Melakukan cross check dengan customers jika menemukan selisih antara harga jual di faktur dengan data komputer.

3. Melakukan cross check 1 kali dalam 1 minggu dengan pihak pabrik

Laporan

1. Membuat laporan akhir bulan berbentuk faktur penjualan untuk diserahkan  kepada Supervisor Adm. setelah dicek dengan laporan tagihan dari masing-masing counter.

2. Merekap tagihan dari counter per periode.

3. Mendistribusikan salinan faktur konsinyasi ke tiap counter.

4. Membuat laporan penjualan dan tagihan customers dan pabrik

5. Merekap retur customers

6.Membantu Supervisor Adm. dalam mempersiapkan seluruh laporan yang

 berhubungan dengan penjualan ( seperti laporan penjualan barang konsinyasi, dll)

Administrasi dan Pengarsipan

1. Menyimpan arsip data penjualan yang sudah dan belum diproses dengan rapi dan

   sistematis sehingga memudahkan jika suatu saat akan diambil kembali.

2. Merekap kebutuhan ATK dan kebutuhan lain seperti Kantong Plastik,Polybag,kardus,    (brosur, POP)

3. Mengajukan kebutuhan ATK kepada Supervisor Admin untuk dicek dan meminta persetujuan dari Business Retail Section Chief.

Lain-lain

 

1.Mendistribusi surat –surat atau mengirimkan fax untuk counter baik yangditerima dari Business Retail atau Business Data Analys ( termasuk kenaikan harga , retur, dll. )

2.Melakukan kerja sama yang baik dengan departemen auditor, pajak, danaccounting, untuk menyelesaikan setiap masalah yang ditemukan.

3.Mengajukan usul pengembangan metode kerja yang lebih baik dan efisien,kepada Supervisor Adm.

4.Menciptakan suasana kerja yang kondusif, saling membantu dan memotivasi serta mendukung pencapaian target kerja tim marketing sebagai satu kesatuan.