SARANA DAN PRASARANA KANTOR

SARANA DAN PRASARANA KANTOR

BAB I
Pendahuluan

A.  Latar Belakang

Sarana dan prasarana sangat penting dalam perkantoran. Berjalannya suatu perusahaan itu dilihat dari adanya sarana prasarana kantor yang mendukung. Bila suatu perusahaan/kantor tidak memiliki sarana dan prasarana, dapat dipastikan bahwa perusahaan/ kantor tersebut tidak bisa berjalan dengan baik. Sarana dan prasarana tidak jauh berbeda. Namun, keduanya tidak dapat dipisahkan karena sarana dan prasarana adalah satu. Jadi, bila sarana ada tetapi prasarana tidak ada, itu tidak bisa, ataupun sebaliknya.

Oleh karena itu, perusahaan/kantor yang baik akan memiliki sarana dan prasarana yang baik pula. Dan setiap perusahaan/kantor harus dipastikan memiliki sarana dan prasarana yang mendukung berjalannya suatu perusahaan/kantor.

 

B.  Rumusan Masalah

1.      Apa pengertian dari Sarana dan Prasarana?

2.      Apa saja jenis – jenis dari Sarana dan Prasarana?

3.      Mengapa Sarana dan Prasarana itu penting bagi suatu perusahaan/kantor?

 

C.  Tujuan

1.      Pembaca dapat memahami pentingnya Sarana dan Prasarana Kantor

2.      Pembaca dapat memahami Segala jenis dan bentuk Sarana dan Prasarana Kantor

3.      Pembaca dapat memahami pengertian dan fungsi dari jenis – jenis Sarana dan Prasarana Kantor

4.      Pembaca dapat memahami pengertian dan fungsi dari Sarana dan Prasarana Kantor

BAB II
Isi

A.  Pengertian Sarana dan Prasarana

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan; alat. Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.

B.  Jenis – jenis Sarana dan Prasarana Kantor

1.      Peralatan atau perlengkapan kantor (office supplies)

Peralatan atau perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, tepat, dan baik.

Peralatan atau perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2, yaitu :

a.    Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya dibedakan menjadi 3, yaitu;

o  Berbentuk lembaran atau helaian (kertas).

o  Berbentuk non lembaran (bukan berupa kertas lembaran).

o  Berbentuk buku, antara lain :

·      Buku catatan (block note) yaitu buku yang digunakan untuk menulis catatan harian sekretaris.

·      Buku pedoman organisasi yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi.

·      Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain atau relasi yang khususnya sering melakukan kerjasama.

·      Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar telepon dari berbagai organisasi yang menjadi relasi dan nomor-nomor penting lainnya.

·      Kamus (bahasa Indonesia dan asing).

·      Peta kota-kota besar.

·      Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan atau kemajuan perusahaan selama setahun terakhir.

·      Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

·      Buku agenda surat yaitu buku yang mencatat surat keluar masuknya surat setiap hari.

·      Buku catatan keuangan.

·      Buku objek wisata (brosur atau pamflet).

b.   Peralatan atau perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya dibedakan menjadi 2, yaitu;

o  Barang habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya hanya satu atau beberapa kali pakai atau barang tidak tahan lama.

o  Barang tidak habis pakai adalah barang atau benda kantor yang penggunaannya tahan lama.

2.      Mesin – mesin kantor (office machine)

Mesin-mesin kantor adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik.

3.      Mesin Komunikasi Kantor (office Communication)

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.

4.      Perabot Kantor (office furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor.

 

5.      Interior Kantor (Office Arrangement)

Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan.

6.      Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta pengaturan penyusunan alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dalam bekerja.

Berikut pengertian tata ruang kantor menurut pendapat beberapa ahli administrasi perkantoran yaitu :

o  Menurut Drs. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern, tata ruang kantor adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawannya.

o  Menurut Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan pada luas ruang yang tersedia.

Berikut penjelasan tata ruang kantor berdasarkan tujuan, bentuk, dan pedomannya;

o   Tujuan Tata Ruang Kantor

·      Memberikan kenyamanan kepada karyawan sehingga karyawan betah dalam bekerja.

·      Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna.

·      Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja.

·      Memudahkan dalam pengawasan.

·      Memudahkan dalam memberikan pelayanan, baik pelayanan kepada rekan kerja maupun kepada pelanggan.

·      Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja.

·      Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi.

·      Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi.

·      Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan.

o   Bentuk – bentuk tata ruang kantor

Ø  Ruang kantor terbuka (open plan offices) adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

 Keuntungan tata ruang kantor terbuka yaitu :

·      Mudah merubah ruangan.

·      Mudah dalam berkomunikasi dan berkoordinasi antarkaryawan.

·      Mudah dalam pengawasan.

·      Menghemat penggunaan penerangan dan peralatan.

·      Memudahkan penempatan, penggunaan, dan perawatan peralatan kerja.

·      Memperlancar arus pekerjaan.

·      Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar sehingga suasana jadi lebih segar.

  Kerugian tata ruang kantor terbuka yaitu :

·      Sulit melakukan pekerjaan yang bersifat rahasia.

·      Kebisingan akan mudah terjadi sehingga konsentrasi kerja terganggu.

·      Karyawan kurang leluasa dalam hal yang menyangkut pribadi.

Ø  Ruang kantor tertutup (closed plan offices) adalah ruangan kantor yang dipisahkan oleh tembok atau penyekat kayu.

Keuntungan tata ruang kantor tertutup yaitu :

·      Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga.

·      Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang karena terhindar dari kebisingan.

·      Karyawan lebih leluasa dalam bekerja.

Kerugian tata ruang kantor tertutup yaitu;

·      Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat.

·      Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap.

·      Perubahan tempat lebih sulit dilakukan.

Ø  Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat hanya setinggi 1,5 m. Keuntungan tata ruang kantor semi tertutup yaitu menjaga privasi kerja dan kerugian tata ruang kantor semi tertutup yaituperubahan tempat lebih sulit dilakukan.

o    Pedoman Pembuatan Tata Ruang Kantor

Ø  Asas-asas tata ruang kantor antara lain :

§  Asas jarak terpendek.

§  Asas rangkaian kerja.

§  Asas penggunaan seluruh ruangan.

§  Asas integrasi kegiatan.

§  Asas perubahan susunan tempat kerja.

§  Asas keamanan dan kepuasan karyawan.

Ø  Prinsip-prinsip tata ruang kantor antara lain :

§  Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan diempatkan berdekatan.

§  Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus.

§  Alur kerja harus sederhana.

§  Perlengkapan kantor diletakkan dekat karyawan yang menggunakannya.

§  Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama.

§  Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung.

§  Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan.

§  Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian yang lain dan dtempatkan dekat jendela.

BAB III
Penutup

A.  Kesimpulan

Dalam menjalani kesibukan yang ada didalam kantor, tentunya hal itu didukung oleh sarana dan prasarana yang ada. Mulai dari perlengkapan atau peralatan kantor, mesin – mesin kantor, mesin komunikasi kantor, perabot kantor, interior kantor, dan juga tata ruang kantor.

Semua itu mencakup sarana dan prasarana kantor yang baik dan mendukung untuk dapat membantu dalam bekerja didalam kantor. Sarana dan prasarana kantor yang sudah habis pakai atau sudah berkurang masa pemakaiannya (rusak), pihak kantor harus segera untuk mengganti menjadi yang baru karena sarana prasarana yang kurang dan/atau tidak mendukung dapat menghambat proses kerja yang terjadi didalam kantor

B.  Saran

Menurut saya, segala sarana prasarana yang tersedia harus benar – benar membuat pegawai merasa nyaman untuk bekerja. Jadi, harus adanya perhitungan terhadap pembelian sekaligus pemakaian dalam kantor.

 

Source:

Sarana dan prasarana kantor, Blogspot, 2012